Die Funktion Infotext ermöglicht es Administratoren, wiederverwendbare Informationsmeldungen zu erstellen, die in bestimmten Geschäftsszenarien angezeigt oder angewendet werden. In der Benutzeroberfläche werden Infotexte in der Benachrichtigungsleiste am oberen Rand des Verkaufsbelegs angezeigt, auf dem der Benutzer aktuell arbeitet.

Ein Infotext besteht aus zwei Teilen:

Infotextkopf — Definiert, wann die Meldung anwendbar ist.
Infotextzeile — Enthält die eigentliche Meldung, die dem Benutzer angezeigt wird. Für einen Infotext können mehrere Zeilen gepflegt werden, wodurch auch längere Anweisungen oder Hinweise möglich sind.

Wann werden Infotexte angezeigt?

Immer wenn ein Verkaufsbeleg verarbeitet wird, sucht das System nach passenden Infotexten auf:

dem Verkaufskopf (kundenbezogene Informationen) und
den Verkaufszeilen (service-, produkt- oder materialspezifische Informationen).

Das System berücksichtigt nur Infotexte, die:

den Status freigegeben besitzen,
für das aktuelle Datum gültig sind,
dem aktuellen Belegtyp zugeordnet sind (Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Rahmenauftrag oder Rücklieferungsauftrag),
zum konfigurierten Ziel (Verkaufskopf oder Verkaufszeile) passen und
die definierten Filterkriterien erfüllen.

Wie wird der richtige Infotext ausgewählt?

Das System vergleicht den aktuellen Verkaufsbeleg mit den im Infotext definierten Filtern. Dazu gehören:

Kunde
Kundengruppe
Verantwortungsbereich (Responsibility Center)
Produktionsabteilung
Service / Servicegruppe
Produkt / Produktgruppe
Material / Materialgruppe

Das Suchverhalten wird über die konfigurierte Suchreihenfolge gesteuert. Abhängig von dieser Konfiguration kann das System entweder eine exakte Übereinstimmung verlangen oder auch allgemeinere Infotexte berücksichtigen, bei denen ein Filterfeld leer gelassen wurde.

Wie werden Meldungen angezeigt?

Werden ein oder mehrere passende Infotexte gefunden:

werden alle Textzeilen eines Infotextes zu einer Meldung zusammengefasst,
wird jeder passende Infotext als Business Central-Benachrichtigung angezeigt,
werden mehrere zutreffende Infotexte als separate Benachrichtigungen dargestellt,
bleiben die Benachrichtigungen mit dem aktuellen Verkaufsbeleg verknüpft und werden entfernt, sobald sie nicht mehr zutreffen.

So erstellen Sie einen Infotext:

Erstellen Sie zunächst einen Infotextkopf.

Definieren Sie die Gültigkeit mithilfe von Filtern wie Kunde, Produkte, Gültigkeitsdaten, Ziel und Belegtypen.
Erfassen Sie eine oder mehrere Infotextzeilen, die die eigentliche Meldung enthalten.
Ändern Sie den Status auf freigegeben, um den Infotext zu aktivieren.
Ein Infotext kann nur dann freigegeben werden, wenn mindestens eine Textzeile vorhanden ist. Nach der Freigabe ist der Infotext schreibgeschützt und kann erst wieder bearbeitet werden, wenn er in einen bearbeitbaren Status zurückgesetzt wird.

Typische Anwendungsfälle

Anzeigen kundenspezifischer Liefer- oder Rechnungsanweisungen.
Erinnerung an besondere vertragliche Vereinbarungen.
Anzeigen produkt- oder servicespezifischer Warnhinweise.
Bereitstellung von Produktions- oder Handhabungshinweisen für ausgewählte Materialien.
Information über besondere Anforderungen bei der Auftragsbearbeitung, bevor der Verkaufsprozess fortgesetzt wird.

Infotext Fehlende Auftragsbestätigung

Der Fehlende Auftragsbestätigung Infotext erinnert den Benutzer daran, dass der Kunde noch keine Auftragsbestätigung erhalten hat. Wird ein Verkaufsauftrag geöffnet, prüft das System, ob das Feld Auftragsbestätigung versendet den Wert Nein besitzt. Ist dies der Fall, werden alle passenden und zertifizierten Infotexte des Typs Fehlende Auftragsbestätigung als Business Central-Benachrichtigungen angezeigt. Diese Meldungen bleiben sichtbar, bis die Auftragsbestätigung versendet wurde.

Sobald das Feld Auftragsbestätigung gesendet auf Ja gesetzt wird (in der Regel automatisch nach dem Versand der Auftragsbestätigung per E-Mail), werden die Benachrichtigungen entfernt und nicht mehr angezeigt. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer nur so lange erinnert werden, wie die Auftragsbestätigung noch aussteht.

Funktionsweise von Fehlende Auftragsbestätigung

Der Infotext Fehlende Auftragsbestätigung wird ausschließlich für Verkaufsaufträge angezeigt, deren Auftragsbestätigung noch nicht versendet wurde.

Die Seite Verkaufsauftrag enthält das Boolean-Feld Auftragsbestätigung gesendet. Ist dieses Feld auf Nein gesetzt, sucht das System nach allen zertifizierten Infotexten des Typs Fehlende Auftragsbestätigung und zeigt diese als Benachrichtigungen an.

Wann wird die Prüfung durchgeführt?

Die Infotexte werden automatisch aktualisiert, wenn:

der Verkaufsauftrag geöffnet wird,
der aktuelle Datensatz wechselt,
die Kundennummer (Verk. an Debitornr.) geändert wird,
das Feld Auftragsbestätigung gesendet geändert wird oder
die Funktion Menge zu liefern füllen ausgeführt wird.

Vor jeder erneuten Suche werden bereits angezeigte Benachrichtigungen entfernt, sodass nur die aktuell zutreffenden Meldungen sichtbar bleiben.

Was passiert nach dem Versand der Auftragsbestätigung?

Sobald das Feld Auftragsbestätigung gesendet den Wert Ja erhält,

werden vorhandene Benachrichtigungen entfernt und
werden keine neuen Benachrichtigungen dieses Typs mehr angezeigt.