Prüfbescheinigungen in der JOP-Extension für Microsoft Dynamics 365 Business Central

Zweck

Prüfbescheinigungen dokumentieren die Ergebnisse der Qualitätsprüfung für Produkte, die an Kunden geliefert werden. Die Bescheinigungen werden aus den während der Produktion erfassten Qualitätsprüfungen erstellt und enthalten die Prüfergebnisse, die der zu liefernden Menge zugeordnet sind.

Der Prozess der Prüfbescheinigung verbindet die Qualitätssicherung in der Produktion mit dem Versandprozess und stellt sicher, dass jeder Lieferung die passende Prüfdokumentation beigefügt wird.

Bevor Sie beginnen

Bevor eine Prüfbescheinigung erstellt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die erforderlichen Prüfpläne sollten abgeschlossen sein.
• Die Qualitätsverantwortlichen sollten die erforderlichen Mess- und Prüfergebnisse in den Prüfplänen erfasst haben.
• Die entsprechenden Produktionsmengen müssen für den Versand verfügbar sein.
• Für die Verkaufsauftragszeile muss eine Prüfbescheinigung erforderlich sein.

Erstellen von Prüfbescheinigungen

Prüfbescheinigungen werden in der Regel automatisch aus dem Verkaufsauftrag erstellt.

Unmittelbar vor dem Versand führen Lager- oder Versandmitarbeiter die Aktion Menge zu liefern füllen im Verkaufsauftrag aus. Diese Aktion ermittelt die zu liefernden Mengen und erstellt oder aktualisiert Prüfbescheinigungen für die entsprechenden Verkaufsauftragszeilen.

Der Prüfbescheinigung werden nur Qualitätstests zugeordnet, die zu Produktionsausgaben mit einer positiven zu liefernden Menge gehören.

Existieren für eine Verkaufsauftragszeile keine passenden Qualitättests, wird keine Prüfbescheinigung erstellt.

Einleitungs- und Schlusstexte

Eine Prüfbescheinigung kann Texte vor und nach den Prüfergebniszeilen enthalten.

Verwenden Sie das Feld Text (vor Zeilen), um den Text auszuwählen, der vor den Prüfergebnissen angezeigt wird. Verwenden Sie das Feld Text (nach Zeilen), um den Text auszuwählen, der nach den Prüfergebnissen angezeigt wird.

Beide Felder verweisen auf einen Standardtext. Wird ein Standardtext ausgewählt, kopiert das System die passenden erweiterten Textzeilen in die Prüfbescheinigung.

Der passende erweiterte Text wird anhand des Datums und des Sprachcodes ausgewählt.

Verfügbare Platzhalter

Die Einleitungs- und Schlusstexte einer Prüfbescheinigung können Platzhalter enthalten. Wenn der Bericht angezeigt, gedruckt, als Dokumentenanlage gespeichert oder per E-Mail versendet wird, ersetzt das System jeden Platzhalter durch den entsprechenden Wert aus der Prüfbescheinigung oder der zugehörigen Verkaufsauftragszeile.

Platzhalter verwenden das Format %1, %2 usw. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

Beispiel

Der folgende Einleitungstext:

Prüfbescheinigung %1

Wir bestätigen, dass die Produkte des 
Verkaufsauftrags %3 geprüft wurden.

Kunde: %6
Dienstleistung: %19 - %20
Menge: %13 %14
Kundenreferenz: %17

könnte wie folgt angezeigt werden:

Prüfbescheinigung PB-000145

Wir bestätigen, dass die Produkte des 
Verkaufsauftrags SO-10482 geprüft wurden.

Kunde: Alpine Components Ltd.
Dienstleistung: SRV-100 - Oberflächenbehandlung
Menge: 250 STK
Kundenreferenz: PO-45871

Wichtige Hinweise

• Platzhalter werden ersetzt, wenn der Bericht erstellt wird. Der gespeicherte Standardtext enthält weiterhin die ursprünglichen Platzhalter.
• Datums-, Mengen- und Zahlenwerte werden entsprechend der aktuellen Business Central-Sprache und den regionalen Einstellungen formatiert.
• Enthält ein referenziertes Feld keinen Wert, wird der Platzhalter durch einen leeren Wert oder den Standardwert des Feldes ersetzt.
• Verwenden Sie ausschließlich die in dieser Tabelle aufgeführten Platzhalter. Andere Platzhalternummern werden nicht unterstützt.

Bearbeiten des Textes

Die kopierten Einleitungs- und Schlusstextzeilen gehören zur Prüfbescheinigung. Sie können daher überprüft und angepasst werden, ohne den ursprünglichen Standardtext zu ändern.

änderungen am ursprünglichen Standardtext aktualisieren Textzeilen, die bereits in eine bestehende Prüfbescheinigung kopiert wurden, nicht automatisch.

Wird ein anderer Standardtext ausgewählt, ersetzt dieser die vorhandenen Textzeilen des entsprechenden Abschnitts.

HTML-Ausgabe

Die Einleitungs- und Schlusstextzeilen können als HTML-formatierter Text bereitgestellt werden.

Nicht leere Textzeilen werden zu einem zusammenhängenden Text verbunden. Eine leere Textzeile erzeugt einen HTML-Zeilenumbruch. Dadurch kann der Standardtext durch das Einfügen leerer erweiterter Textzeilen in Absätze gegliedert werden.

Beispielsweise werden die folgenden erweiterten Textzeilen verwendet:

Hiermit bestätigen wir, dass die gelieferten
Produkte geprüft wurden.

Die Prüfergebnisse sind nachfolgend aufgeführt.

und mit einem Zeilenumbruch zwischen den beiden Absätzen dargestellt.

Das Berichtslayout bestimmt, wie der erzeugte HTML-Text in der gedruckten Prüfbescheinigung, als Dokumentenanlage oder im per E-Mail versendeten Dokument angezeigt wird.

Weitere Informationen zu den verfügbaren HTML-Formatierungen finden Sie unter HTML-Formatierung verwenden (RDLC-Berichte)

Mengen

Die Mengenfelder der Prüfbescheinigung werden automatisch vom System gepflegt und können nicht manuell bearbeitet werden.

Vor dem Buchen der Lieferung zeigt die Prüfbescheinigung die vorgeschlagene Menge und die Anzahl der Teile auf Grundlage der verfügbaren Produktionsausgabe an.

Beim Buchen der Lieferung aktualisiert das System die Prüfbescheinigung mit den tatsächlich gebuchten Lieferwerten.

• Menge zeigt die gebuchte Liefermenge an.
• Stückzahl zeigt die Anzahl der mit der Lieferung versendeten Teile an.
• Menge Ausschuss zeigt die zugehörige Ausschussmenge an.
• Ausschuss Stückzahl zeigt die Anzahl der zugehörigen Ausschussteile an.

Ausschusswerte werden separat erfasst und sind nicht Bestandteil der gelieferten Menge.

Status der Prüfbescheinigung

Prüfbescheinigungen können vorbereitet und geprüft werden, bevor sie zertifiziert werden.

Nachdem eine Prüfbescheinigung den Status Zertifiziert erhalten hat, können geschützte Informationen nicht mehr geändert werden. Das Zertifizieren sowie andere eingeschränkte Statusänderungen erfordern die entsprechenden Berechtigungen eines Qualitätsverantwortlichen.

Aktualisieren einer Prüfbescheinigung

ändern sich die Liefermengen vor dem Buchen der Lieferung, führen Sie die Aktion Menge zu liefern füllen erneut aus.

Das System verwendet nach Möglichkeit eine bereits vorhandene offene Prüfbescheinigung wieder und aktualisiert diese. Dabei werden die Daten aktualisiert und die Qualitätstests zugeordnet, die zu den aktuell zu liefernden Mengen gehören.

Zertifizierte Prüfbescheinigungen sind nicht dafür vorgesehen, durch den Versandvorbereitungsprozess geändert zu werden.

Drucken und Versenden

Prüfbescheinigungen können über die konfigurierte Berichtszuordnung für Prüfbescheinigungen gedruckt werden.

Wird ein Lieferschein per E-Mail versendet, fasst das System den Lieferschein und die zugehörigen Prüfbescheinigungen in einem ZIP-Archiv zusammen.

Es werden nur Prüfbescheinigungen berücksichtigt, die zu der Lieferung gehören.

Das ZIP-Archiv enthält:

• Den Lieferschein als PDF-Datei.
• Für jede zugehörige Prüfbescheinigung eine separate PDF-Datei.

Die PDF-Dateien der Prüfbescheinigungen werden im Ordner Certificates innerhalb des ZIP-Archivs gespeichert. Das ZIP-Archiv wird an die Versand-E-Mail angehängt und mit der Lieferungsnummer benannt.

Sind einer Lieferung keine Prüfbescheinigungen zugeordnet, wird der Lieferschein mit dem Standardprozess für den Dokumentenversand versendet.

Abhängig von den verfügbaren Aktionen und der Konfiguration können Sie außerdem:

• die Prüfbescheinigung per E-Mail versenden.
• die Prüfbescheinigung als Dokumentenanlage speichern.
• die Prüfbescheinigung mithilfe des zugewiesenen Dokumentensendeprofils drucken.
  
  Weitere Informationen zu Dokumentensendeprofilen finden Sie unter Dokumentensendeprofile einrichten (Englisch).

Löschen einer Prüfbescheinigung

Nur eine bearbeitbare Prüfbescheinigung kann gelöscht werden.

Beim Löschen einer Prüfbescheinigung führt das System außerdem folgende Aktionen aus:

• Die Verknüpfung der Prüfbescheinigung mit der zugehörigen Verkaufsauftragszeile wird entfernt.
• Die Zuordnung der Prüfbescheinigung zu den zugehörigen Qualitätstests wird entfernt.
• Die kopierten Einleitungs- und Schlusstextzeilen werden gelöscht.
• Die zur Prüfbescheinigung gehörenden Kommentare werden gelöscht.

Typischer Ablauf

1. Schließen Sie die erforderlichen Produktionsvorgänge ab.
2. Erfassen Sie die Mess- und Prüfergebnisse in den Qualitätstests.
   
   Weitere Informationen finden Sie unter Prüfpläne für die JOP-Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central.
3. Öffnen Sie den entsprechenden Verkaufsauftrag.
4. Führen Sie die Aktion Menge zu liefern füllen aus.
5. Öffnen Sie die erstellte Prüfbescheinigung.
6. Überprüfen Sie Kunden-, Auftrags-, Mengen-, Qualitätsprüfungs- und Bescheinigungsdaten.
7. Passen Sie den Einleitungs- oder Schlusstext bei Bedarf an.
8. Zertifizieren Sie die Prüfbescheinigung.
9. Drucken, speichern oder versenden Sie die Prüfbescheinigung per E-Mail.
10. Buchen Sie die Lieferung.